Certains travailleurs (commerciaux, chauffeurs, techniciens, etc.) sont toute la journée sur les routes et enchaînent les prestations chez différents clients. Avec la géolocalisation des véhicules, les employeurs peuvent facilement localiser en temps réel leurs salariés. Mais dans quelle mesure les entreprises peuvent-elles utiliser de tels dispositifs sans nuire au respect de la vie privée des employés ? Dans cet article, Magellan Tracking Solutions examine ce que stipule la législation sur la géolocalisation des véhicules des salariés.
L’installation de traceurs GPS permet de récolter des données sur le nombre de kilomètres parcourus, la durée des déplacements, la vitesse moyenne, les heures de départ et d’arrivée, les entrées/sorties de zones, etc. Dès lors, la tentation est grande pour les employeurs de surveiller l’endroit où se trouve le travailleur afin de vérifier s’il effectue bien la mission confiée.
Cependant, gardez en tête que tout n’est pas permis en matière de géolocalisation des travailleurs. En effet, afin de protéger les employés de toutes formes de contrôle abusif, certaines dispositions doivent être respectées.
Sur quelle base légale ?
Bien qu’il n’existe aucune législation spécifique en matière de géolocalisation des véhicules des salariés, l’employeur doit respecter la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel. La Loi du 13 juin 2005 sur les communications électroniques s’articule autour de la conservation des données de localisation. En ce qui concerne les données anonymes, elles peuvent être conservées sans limite de temps. Au contraire, les données non anonymes ne peuvent être conservées que pour une durée limitée dépendant de l’usage (selon les objectifs mentionnés dans la « géo-policy ». Toutes ces dispositions doivent être mises en concordance avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD). En 2005, l’Autorité de protection des données (APD) a rendu un avis (avis n°12/2005) visant à encadrer la surveillance des travailleurs par l’utilisation d’un système de géolocalisation GPS, dans le respect de la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection des données. L’APD déclare que cette mesure doit respecter quatre principes fondamentaux.
Respect des principes
Légalité
Les modalités d’une telle surveillance durant les heures de travail doivent être clairement énoncées dans une annexe au règlement de travail, appelée « géo-policy ». Ces règles devront être prises en concertation avec les travailleurs et, le cas échéant, l’avis des organes de concertation. La politique de géolocalisation devra notamment préciser les finalités et la fréquence du contrôle du travailleur, une simple mention de l’existence d’un système de tracking GPS sans davantage de détails ne suffit généralement pas.
Légitimité
Prévoir une « géo-policy » n’est pas suffisant, l’intrusion dans la vie privée de l’employé doit être justifiée par un but précis. Parmi ceux qui peuvent être considérés comme légitimes, l’Autorité de protection des données cite :
- La sécurité du travailleur ;
- La protection du véhicule de service ;
- L’optimisation de la gestion des déplacements professionnels, du processus de travail par une meilleure allocation des ressources disponibles (gestion de la flotte de véhicules, envoi du véhicule le plus proche du lieu d’intervention, etc.) ;
- Le contrôle ponctuel des prestations du travailleur (s’il existe des indices d’abus de la part de l’employé).
Proportionnalité
Selon l’avis n°12/2005 rendu par l’Autorité de protection des données, un contrôle permanent et systématique est considéré comme disproportionné. Cependant, un contrôle plus régulier peut être justifié s’il s’agit de gérer les déplacements professionnels d’un travailleur (vendeurs, techniciens sur le terrain, etc.). Bien que dans ce cas le véhicule pourrait être suivi de manière continue, le système de tracking GPS doit pouvoir être désactivé lors de l’utilisation du véhicule de service hors de la journée de travail. En effet, il est interdit de suivre un employé en dehors de ses heures de travail.
Transparence
L’employeur doit obtenir l’accord du travailleur itinérant s’il souhaite mettre en place un système de géolocalisation des véhicules des salariés. Cet accord devra être obtenu par écrit, par le biais d’une « géo-policy » ou d’une annexe au contrat de travail. Dans le respect du RGPD, le traitement des données à caractère personnel ne peut être effectué qu’avec le consentement de la personne concernée (ou lorsque c’est nécessaire à l’exécution du contrat de travail).
En revanche, si le système de géolocalisation mis en place est nécessaire à l’activité de l’entreprise, le consentement du travailleur n’est pas requis. C’est le cas notamment des sociétés de transport et entreprises de taxis.
Dans le cadre de l’installation d’un système de géolocalisation, l’employeur doit communiquer certaines informatiques telles que :
- La personne qui fait l’objet du contrôle ;
- La mesure qui justifie un contrôle ;
- Les types d’abus qui justifient un contrôle ;
- Les buts poursuivis par le contrôle ;
- La durée du contrôle.
Utilisations à exclure
Un système de tracking GPS installé dans un véhicule utilisé par un employé ne peut être exploité dans les cas suivants :
- Pour contrôler le respect des limitations de vitesse ;
- Pour contrôler un employé en permanence ;
- Pour obtenir les données de géolocalisation en dehors du temps de travail.
Ce qu’il faut retenir
- Le suivi de véhicules ne peut pas se faire en dehors des heures de travail, ce qui suppose que le système de géolocalisation doit pouvoir être désactivé ;
- La confidentialité des données recueillies doit être garantie ;
- Les finalités et modalités d’un tel contrôle doivent être établies de manière explicite et légitime dans une « géo-policy » annexée au règlement de travail et signée par l’employé ;
- Si le système de géolocalisation mis en place est nécessaire à l’activité de l’entreprise, le consentement du travailleur n’est pas requis.
En faisant confiance à Magellan Tracking Solutions pour la géolocalisation des véhicules des salariés, vous bénéficiez d’une « géo-policy » déjà établie. Il ne reste donc plus qu’à la faire signer à vos employés.